Wanneer schakel je verhuishulp in bij een bedrijfsverhuizing?

Een verhuizing is meer dan dozen sjouwen

Veel partijen denken bij een verhuizing eerst aan transport. Maar het grootste deel van het werk zit in alles daaromheen.

Werkplekken leeghalen, kasten demonteren, materialen op de juiste plek zetten en ruimtes gebruiksklaar maken. Dat kost niet alleen tijd, maar vraagt ook om fysieke inzet, overzicht en een strakke planning. 

Zeker als medewerkers tussendoor moeten kunnen blijven doorwerken, merk je snel hoeveel werk een bedrijfsverhuizing eigenlijk met zich meebrengt. Dan is het niet alleen een logistieke opgave, maar ook een organisatorische.

De voorbereiding bepaalt het verschil

Een verhuizing begint niet op de dag zelf. Wie pas begint met nadenken als de verhuiswagen voor de deur staat, loopt al achter.

Goede voorbereiding betekent vooraf weten wat er moet gebeuren, in welke volgorde en wie wat oppakt. Bij grotere verhuizingen doen we altijd eerst een schouw op locatie. Welke ruimtes moeten leeg? Wat moet gedemonteerd worden? Zijn er liften, smalle gangen of bijzondere spullen waar rekening mee gehouden moet worden?

Die investering vooraf betaalt zich uiteindelijk altijd terug. Het voorkomt verrassingen op de dag zelf, houdt de planning haalbaar en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Hoe het in de praktijk werkt

Bij de tijdelijke verhuizing van Van Oers kwam dit allemaal samen. Door een verbouwing in Etten-Leur moesten 100 werkplekken in korte tijd worden verplaatst naar een kantoor in Breda. Bureaus, schermen, stoelen, IT apparatuur, alles moest in goede staat aankomen en op de nieuwe locatie direct bruikbaar zijn.

Tegelijkertijd moesten medewerkers zo veel mogelijk door kunnen werken. Gefaseerd werken was hierbij dan ook heel belangrijk. Eerst de ene vleugel, dan de andere. Door vooraf een schouw te doen en per fase scherp te coördineren, bleef de impact op de organisatie beperkt. Medewerkers merkten zo min mogelijk van de verhuizing en dat was precies de bedoeling.

Wat blijft liggen als niemand het oppakt?

Het is een veelgemaakte fout om te denken dat het "er wel even bij" kan. Een bureau hier, wat dozen daar, een kast die nog even uit elkaar moet. Totdat collega's uren kwijt zijn aan werk dat niets met hun eigen rol te maken heeft.

Op een gegeven moment zijn mensen die eigenlijk iets anders zouden moeten doen een groot deel van hun dag kwijt aan sjouwen, tillen en verplaatsen. En als het blijft liggen, zie je dat meteen terug. Werkplekken raken vol, de planning schuift op en medewerkers lopen elkaar in de weg. Dat zorgt voor vertraging op het moment dat je het niet kunt gebruiken.

Verhuishulp is meer dan spierkracht

Bij een bedrijfsverhuizing heb je mensen nodig die snel schakelen, zorgvuldig omgaan met inventaris en weten wanneer tempo belangrijk is en wanneer precisie telt.

Een mooi voorbeeld daarvan is de verhuizing van HKU in Utrecht. Voor de jaarlijkse afstudeer expo moesten twee volledige verdiepingen worden leeggehaald, zodat studenten hun werk konden exposeren. Al het meubilair ging tijdelijk in zeecontainers, slim geladen om de ruimte optimaal te benutten. En niet zomaar erin gooien. Per lokaal werd alles gedocumenteerd, zodat na afloop elk bureau, elke stoel en elke kast weer precies op de juiste plek terugkwam.

Niet alleen sjouwen dus, maar ook plannen, documenteren en precies uitvoeren. Terwijl de hogeschool door kon blijven draaien.

Dus wanneer schakel je extra verhuishulp in?

Het antwoord is eigenlijk altijd hetzelfde, namelijk eerder dan je denkt.

Niet pas als collega's dozen aan het tillen zijn terwijl ze eigenlijk aan het werk moeten zijn. En ook niet pas als blijkt dat de planning strakker uitvalt dan je had gedacht.

Hoe meer werk er op de dag zelf nog geregeld moet worden, hoe groter de kans dat het misgaat. Goede verhuishulp haalt druk van je team af en zorgt dat de verhuizing loopt zoals hij op papier stond.

Want uiteindelijk is een geslaagde bedrijfsverhuizing er eentje waarbij je er nauwelijks iets van merkt.

Meer weten over ondersteuning bij bedrijfsverhuizingen?

Bekijk ook onze pagina’s over bedrijfsverhuizingen en interne verhuizing.